Datenschutzerklärung Onlineberatungsstelle YoungWings
Stand: März 2024
1. Was ist eigentlich Datenschutz und was ist eine Datenschutzerklärung?
Daten sind Informationen und Schutz heißt, dass diese Informationen in irgendeiner Form beschützt werden. Indem du dich bei der Onlineberatung von YoungWings registrierst und uns schreibst, vertraust du uns Daten und Informationen von dir an. Den Schutz deiner uns anvertrauten persönlichen Daten nimmt YoungWings sehr ernst und befolgt daher die in Deutschland gültige Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Welche Daten zu welchem Zweck gespeichert werden und wie diese vor Anderen geschützt werden, möchten wir dir im Folgenden genauer erklären. Eine solche Erklärung nennt sich Datenschutzerklärung.
2. Welche Daten werden bei der Onlineberatung von YoungWings gespeichert und wofür?
Bei der Registrierung/Erstellung eines User*innen-Kontos
Für die Registrierung und Erstellung eines User*innen-Kontos bei der Onlineberatung von YoungWings benötigen wir von dir jeweils selbstgewählt
- User*innen-Name
- Passwort
Darüber hinaus kannst du freiwillig folgende Daten von dir angeben:
- Geschlecht (männlich, weiblich, divers oder keine Angabe)
- Geburtsjahr
- E-Mail-Adresse (anonymisiert)
Die Angaben zum Geschlecht und zum Geburtsjahr sind für uns hilfreich für fachliche, qualitätssichernde und statistische Zwecke. Mit der freiwilligen Angabe deiner E-Mail-Adresse kannst du die Funktionen „Passwort vergessen“, „User*innen-Name vergessen“ sowie „per E-Mail über eine neue Antwort benachrichtigt werden“ nutzen. Bei Angabe deiner E-Mail-Adresse wird diese auch genutzt, um dir Benachrichtigungen zu deinem Beratungsverlauf, Gruppenchat-Terminen oder Statusänderungen von angefragten Einzelchats zu senden. Wir empfehlen dir, eine anonymisierte E-Mail-Adresse zu verwenden, um Rückschlüsse auf deine Person zu vermeiden, da diese für das YoungWings-Team einsehbar ist.
Beim Besuch/Login
Bei deinen Besuchen auf unserer Webseite (www.youngwings.de) wird automatisch deine IP-Adresse von deinem verwendeten Internetbrowser (Programm, über das du das Internet besuchst) in einer Protokolldatei mitversendet und anonymisiert gespeichert. Die für den Arbeitsprozess erforderliche Speicherung der Server-Logs (z.B. beim Login) werden maximal anonymisiert für 7 Tage vom Betreiber gespeichert. Diese Erfassung und Speicherung deiner Daten ist zwingend notwendig, damit die Internetseite funktioniert. Deshalb gibt es hier für dich auch keine Möglichkeit, dem zu widersprechen. Die anonym gespeicherte IP-Adresse kann dir nicht zugeordnet werden.
IP-Adressen sind die Hausnummern im Netz, die Daten den Weg von einem Gerät zum nächsten weisen; ähnlich der Postanschrift auf einem Briefumschlag, die die Empfänger*innen eindeutig zuordnet. Ohne die Versendung und Speicherung der IP-Adresse können Angebote im Internet - wie auch die Onlineberatung - nicht einwandfrei genutzt werden.
Beim Versenden einer Mail/Chat-Nachricht
Bei jedem Versenden einer Mail oder einer Chat-Nachricht wird automatisch das Datum und die Uhrzeit der Mail/Chat-Nachricht mitgespeichert. Diese Speicherung ist für die zeitnahe Verteilung der Mails/Chat-Nachrichten notwendig.
Was machen wir mit den Daten?
Wofür wir die Daten benötigen, haben wir oben schon beschrieben. Alle Daten bleiben bei uns und werden nicht verkauft oder anderweitig an Personen oder Institutionen außerhalb der Onlineberatung weitergegeben. Das gilt für deine persönlichen Daten im Bereich „Mein Profil“ und für die Inhalte deiner Mails oder Chats sowie für die Daten, die beim Besuch der Onlineberatung gespeichert werden. In unserem Jahresbericht werden anonyme statistische Angaben zum Alter und Geschlecht gemacht ohne Rückschlüsse auf die Einzelperson.
Soweit wir dazu gesetzlich befugt und verpflichtet sind (z.B. bei Ankündigungen von Straftaten), halten wir uns offen, deine gespeicherten Daten in besonders schwerwiegenden Fällen an Dritte (z.B. Strafverfolgungsbehörden wie die Polizei) weiter zu geben.
3. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Deine Daten (User*innen-Name, Passwort und ggf. die freiwilligen Angaben zu Geschlecht, Geburtsjahr, E-Mail-Adresse), Mails und/oder Chats sind bei YoungWings gespeichert für die Zeit, in der du dein User*innen-Konto aktiv nutzt und diese nicht von dir gelöscht werden. Wenn du dein User*innen-Konto 24 Monate lang nicht nutzt, wird es automatisch und unwiderruflich gelöscht. Du selbst kannst dein User*innen-Konto jederzeit löschen. Mit der Kontolöschung werden deine hinterlegten Daten ebenfalls automatisch gelöscht. Bitte beachte, dass wir Berater*innen nach der Kontolöschung keine Antwort mehr auf deine Mails schreiben können.
Der Schutz deiner Daten ist uns sehr wichtig. Die freiwilligen Daten, die du bei deiner Registrierung angibst, zum Beispiel dein Alter oder dein Geschlecht, werden von uns hauptsächlich für interne Auswertungen genutzt. Manchmal schreiben wir Artikel über unsere Arbeit oder verwenden statistische Daten für Jahresberichte oder für unsere Unterstützer*innen. Damit möchten wir einen Überblick geben, wie viele Menschen wir begleiten und wie alt die YoungWings-User*innen im Durchschnitt sind. Alle angegebenen Daten und Verläufe werden nach Abschluss einer Mail- oder Chatberatung automatisch nach 5 Jahren gelöscht.
4. Wer hat Zugriff auf die hinterlegten Daten?
Alle von dir hinterlegten Daten, deine Mails und Chats sind nicht öffentlich und auch nicht einsehbar für andere registrierte Nutzer*innen im Beratungstool. Die E-Mail-Adresse wird nicht an Dritte weitergegeben oder für Marketingzwecke von YoungWings verwendet. Sie dient ausschließlich dem Zweck der Registrierung.
Die Online-Beratungsfachkraft, die deine Mail erhält und dir antwortet bzw. mit der du chattest, kann deinen User*in-Name sowie, falls von dir angegeben, dein Geschlecht und Geburtsjahr sehen. Für die Berater*innen der Onlineberatung YoungWings sind deine Mails, Chats und dein User*innen-Name (und dein Geschlecht und Geburtsjahr, falls du es freiwillig angegeben hast) aus Gründen der Qualitätssicherung ebenfalls sichtbar.
Alle Berater*innen im Onlineberatungsteam von YoungWings sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Auch alle personenbezogenen Daten, die sich im Verlauf einer Beratung zusätzlich ergeben sollten, werden von uns vertraulich behandelt.
Das Beratungssystem unserer Onlineberatung wird von zone35 GmbH & Co. KG gestellt und gewartet. Die dortigen zuständigen Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit, alle hinterlegten Daten einzusehen. Dies ist z.B. wichtig, damit Fehler in der Software schnell erkannt und behoben werden können. Die zuständigen Mitarbeiter*innen sind ebenfalls zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Ausnahme: Suizidankündigung
Falls ein*e User*in in den Chatangeboten und/oder in der Mailberatung glaubhafte Selbsttötungsabsichten äußert, weisen wir alle User*innen ausdrücklich darauf hin, dass wir zu weitreichenden Schritten veranlasst sind. Dies schließt die Weiterleitung der Informationen über den Beratungsverlauf und aller relevanten und vorhandenen Daten an die zuständige Polizei-Dienststelle ein. Das bedeutet, dass in diesem Fall die Schweigepflicht gegenüber der Polizei aufgehoben werden muss. Dazu sind die Fachkräfte der Onlineberatungsstelle YoungWings gezwungen, um sich wegen unterlassener Hilfeleistung nicht strafbar zu machen.
5. Wie schützt YoungWings meine Daten und persönlichen Nachrichten?
Die Onlineberatung von YoungWings ist für User*innen sowie Berater*innen nur über einen passwortgeschützten und verschlüsselten Zugang (SSL-Verschlüsselung) möglich, wodurch wir deine Daten und Mails/Chats vor Zugriffen Dritter bestmöglich schützen können. Alle Beratungen und damit zusammenhängende persönliche Daten liegen ausschließlich auf einem dafür angemieteten Serverplatz in Deutschland. Somit findet die Beratung webbasiert statt, denn es befinden sich keinerlei Beratungsdaten auf den Computern, an denen die Fachkräfte von YoungWings und die Mitarbeiter*innen der Software-Firma arbeiten.
Jedoch möchten wir dich auch darauf hinweisen, dass der Datenschutz und die Datensicherheit für Datenübertragungen im Internet nach dem derzeitigen Stand der Technik nicht lückenlos gewährleistet werden kann und andere Internetnutzer*innen unter Umständen technisch in der Lage sind, unbefugt in die Netzsicherheit einzugreifen („Hacker“). Dies gilt leider für alle Aktivitäten im Internet.
6. Was kann ich selber tun, um meine Daten bei der Onlineberatung zu schützen?
Du kannst selbst auch dazu beitragen, deine eigenen Daten zu schützen. Beispielsweise ist es hilfreich, wenn du dein Passwort und deinen User*innen-Namen (Login-Daten) für dich behältst und es möglichst nirgendwo schriftlich hinterlegst bzw. deine Login-Daten nicht in deinem Internetbrowser für spätere Anmeldungen bei der Onlineberatung abspeicherst.
Benutze möglichst ein Passwort und einen User*innen-Namen, die du nicht auch für andere Zwecke benutzt. Ebenso ist es empfehlenswert, dass du dich immer bei der Onlineberatung abmeldest (Abmelde-Button).
Wenn du verhindern möchtest, dass andere sehen können, dass du die Internetseite von YoungWings bzw. die Onlineberatung besucht hast, ist es sinnvoll, dass du nach deinem Besuch in deinem verwendeten Internetbrowser den Verlauf und Cache löschst.
Du kannst auch in deinem Internetbrowser die Cookie-Einstellung ändern und z.B. die automatische Löschung der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.
7. Welche Rechte habe ich als Nutzer*in von der Onlineberatung bezüglich meiner Daten?
Bei allen Angeboten im Internet hast du das Recht auf Auskunft darüber, welche Daten über dich gespeichert werden, so auch bei der Onlineberatung von YoungWings. Ebenso hast du jederzeit ein Recht auf Änderung und Löschung deiner gespeicherten Daten. So kannst du deine personenbezogenen Daten (E-Mail-Adresse, Geschlecht, Geburtsjahr) selbst jederzeit in deinem User*innen-Konto bearbeiten oder löschen. Möchtest du dein User*innen-Konto mit all deinen persönlichen Daten, Nachrichten und/oder Chats löschen, kannst du dies ebenfalls jederzeit in deinem Konto selbst machen. Beachte aber, dass die Berater*innen dir nicht antworten können, wenn du dein User*innen-Konto bzw. deine Anfrage sofort nach dem Absenden einer Nachricht löschst.
Auch die Einwilligung zur Datenschutzerklärung kannst du jederzeit widerrufen. Ein Widerruf hat dann zur Folge, dass du die Onlineberatung nicht nutzen kannst und dein User*innen-Konto dafür löschen musst.
8. Cookies
Cookies sind kleine Textdateien, die von deinem Internetbrowser auf deinem Computer gespeichert und mitversendet werden. Solche Cookies werden bei jedem Login erstellt und verwendet.
Folgende Cookies werden verwendet:
- Cookie mit dem Namen PHPSESSID – Dieses Cookie muss erlaubt sein, damit dein Internetbrowser bei den Zugriffen von Seite zu Seite wiedererkannt wird. Beim Beenden des Internetbrowsers wird das Cookie automatisch gelöscht.
- Cookie mit dem Namen pkid.1.* – Dieses Cookie identifiziert deinen Internetbrowser für unsere statistischen Zwecke. Es bleibt auch nach dem Schließen des Internetbrowsers erhalten und verliert seine Gültigkeit nach 13 Monaten. Die Verwendung dieses Cookies kann auf unserer Webseite unter dem Punkt Datenschutz abgeschaltet werden.
- Cookie mit dem Namen pkses.1.* – Dieses Cookie identifiziert deine Internetbrowser-Sitzung für unsere statistischen Zwecken. Es verliert seine Gültigkeit nach 30 Minuten. Die Verwendung dieses Cookies kann auf unserer Webseite unter dem Punkt Datenschutz abgeschaltet werden.
- Cookie mit dem Namen ngk-token – Dieses Cookie dient zur Authentifizierung des Nutzers nach einem erfolgreichen Login und muss erlaubt sein. Es verliert seine Gültigkeit nach 60 Minuten.
- Cookie mit dem Namen ngkkidsmessageRead – Dieses Cookie muss erlaubt sein und enthält Informationen, ob die Willkommensnachricht bereits gelesen wurde oder nicht. Es verliert seine Gültigkeit nach 24 Stunden.
- Cookie mit dem Namen mercureAuthorization – Dieses Cookie wird für die Nutzung der Chatberatung benötigt und ermöglicht z.B. die Aktualisierung der Chat-Kommunikation. Es verliert seine Gültigkeit nach der Schließung deines Internetbrowsers.
- Cookie mit dem Namen hasChat – Dieses Cookie wird für die Nutzung der Chat-beratung benötigt, um zu bestimmen, ob du in einem aktiven Chatdialog bist. Es verliert seine Gültigkeit nach der Schließung deines Internetbrowsers.
Wir benutzen Cookies, damit du die Onlineberatung einwandfrei nutzen kannst. Die von uns verwendeten Cookies werden nach einer gewissen Zeit (wie oben bei den einzelnen Cookies beschrieben) automatisch wieder gelöscht.
9. Eingebettete YouTube-Videos
Auf unserer Internetseite betten wir YouTube-Videos ein. Betreiber der entsprechenden Plugins ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA (nachfolgend „YouTube“). Die YouTube, LLC ist einer Tochtergesellschaft der Google LLC, 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043, USA (nachfolgend „Google“). Wenn du eine Seite mit dem YouTube-Plugin besuchst, wird eine Verbindung zu Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird YouTube mitgeteilt, welche Seiten du besuchst. Wenn du in deinem YouTube-Account angemeldet bist, kann YouTube dein Surfverhalten dir persönlich zuzuordnen. Dies verhinderst du, indem du dich vorher aus deinem YouTube-Account ausloggst.
Wird ein YouTube-Video gestartet, setzt der Anbieter Cookies ein, die Hinweise über dein Nutzungsverhalten sammeln.
Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und der Verarbeitung durch YouTube erhältst du in den Datenschutzerklärungen des Anbieters. Dort erhältst du auch weitere Informationen zu deinen diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz deiner Privatsphäre (https://policies.google.com/privacy). (Quelle: ActiveMind AG)
10. An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe?
Bei Fragen zum Datenschutz kannst du unserem Datenschutzbeauftragten unter datenschutz(at)nicolaidis-youngwings.de schreiben.
Zuständige Datenschutzbehörde
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
Telefax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de